Verbeter je IT-planning  

15-12-2009

Planning kost voor veel bedrijven teveel tijd.
Het zou schelen als CIO's een meerjarenplan opstellen
waarin IT-uitgaven verbonden worden met bedrijfsdoelen.

We naderen het einde van het jaar en beginnen bijna
aan 2010. Hoe plannen we onze projecten voor het
komende jaar? Functioneren onze processen zo effectief
als mogelijk? IT-planning houdt nooit op en kost altijd meer
tijd dan we van te voren hadden ingecalculeerd.
Het is wel mogelijk een slimmere planning te maken.

IT-planning is voor veel bedrijven een bottum-up proces
waarin businessconsultants en portfoliomanagers aan de
slag gaan om bedrijfsdoelstellingen in kaart te brengen.
Wat hierbij niet gebeurt, maar wat wel de taak van de
CIO moet zijn, is dat hij of zij zegt: "Dit zijn de tien projecten
voor het meerjarenplan en deze ondersteunen die en die
investeringen van het bedrijf." Dit zou het de taak van
genoemde consultants en managers vergemakkelijken.

Uit een onderzoek uitgevoerd door Diamond Digital IQ
onder 451 ervaren topmanagers van 's werelds grote
bedrijven blijkt dat gemiddeld ongeveer 9600 manuren
per jaar aan planning wordt besteed en veelvoud hiervan
aan budgettering. De besparing die het oplevert wanneer
je deze tijdsbesteding met 80 procent zou kunnen
terugbrengen is enorm.

Ongeveer 25 procent van de genoemde personeelsuren
wordt besteed aan het opdoen van projectideeën,
hetzelfde percentage aan het opstellen van business cases.
Slechts 15 procent van de tijd gaat naar linken van acties
aan het strategisch meerjarenplan. De studie wijst ook uit
dat een roadmap voor meerdere jaren een goede indicator
is voor de prestaties van een bedrijf, maar dat slechts 37
procent van de onderzochte bedrijven een dergelijk
document bezit. Dus om slimmer te plannen moet een bedrijf
een helder meerjarenplan opstellen en meer tijd besteden
aan aanpassing hieraan. Het vergaren van data voor ideeën
en business cases mag minder tijd kosten.

Beter worden begint bij planning

Er wordt progressie geboekt bij het dichten van het gat
tussen de business en IT, maar het het momentum vasthouden
na 2010, dat is de echte taak. CIO's moeten oppassen voor de
technologische ontwikkelingen die in rap tempo het IT-landschap
veranderen. Om beter te worden in de projecten die opgeleverd
moeten worden, moet ook de planning verbeterd worden.

Een klant van ons consultancybedrijf besteedt meer dan de helft
van zijn planningbudget aan het opstellen van een decentrale
planning. Anders gezegd, de verantwoordelijke managers van de
verschillende bedrijfstakken maken een lijst met projecten die
voor komend jaar in aanmerking komen. Deze verschillende lijsten
worden opgenomen in een hoofdlijst waarop investeringen komen
te staan die waarschijnlijk drie tot vijf keer zoveel kosten als aan
budget beschikbaar is. De andere helft van de tijd beschikbaar
voor planning wordt besteed aan het bijschaven van de planning
in een lijst die uiteindelijk dichter bij de wensen van de CFO ligt.

Wat ik vaak mis is een link tussen de strategisch meerjarenplan
en de reguliere jaarplanning. Een CIO moet duidelijk maken dat
alle IT-investeringen naar een of meerdere bedrijfsdoelen zijn te
herleiden. Ook moet helder zijn wat de investeringen betekenen
voor de competenties van het bedrijf.

Bedrijfsdoelen met een hoge prioriteit horen verbonden te zijn
met de corresponderende eigenschappen van de business.
Dit vereist niet alleen onderzoek, maar ook een systematische
aanpak om de verbinding up-to-date te houden. Wij adviseren
een architectuur die bedrijfsdoelen met de eigenschappen verbind,
maar ook de link maakt met de onderliggende systemen en
infrastructuur. Als voorbeeld wil ik supermarktketen Wal-Mart
nemen. Dit bedrijf blijft zich altijd richten op de klant.
De bedrijfsdoelstelling is dat een product altijd voor de klant
voorhanden is (dus geen nee-verkoop). Maar deze doelstelling
staat niet op zichzelf. Het wordt ondersteund door meerdere
bedrijfseigenschappen die op hun beurt worden gestuurd door
informatietechnologie.

Ook een klant binnen de gezondheidszorg maakt gebruik van
een systeem dat duidelijk maakt wat IT betekent voor de
competenties op maand- of kwartaalbasis. Het gebruikt de taal
en definities die gangbaar zijn voor de business en het laat
simpel en direct zien waar IT mee bezig is en hoe hiermee het
bedrijf wordt geholpen om zijn doelen te bereiken.
Het systeem heeft daarnaast het voordeel dat alle elementen
van het meerjarenplan eenvoudig zijn op te vragen voor
topmanagers vanuit zowel de business als de IT-kant van
het bedrijf.

Een herhaalde manier van plannen zorgt voor meer inzicht in de
doelen die behaald moeten worden. Ook geeft een progressieve,
evenwichtige planning meer inzicht in de investeringen,
opbrengsten en strategische koers van een organisatie.
Hoeveel effectiever zou jou organisatie kunnen zijn wanneer
meer tijd aan het werk werd besteed en minder aan de planning
van het werk?

ComputerWorld  Chris Curran

Chris Curran is CTO bij Diamond Management & Technology Consultants.
Hij houdt wekelijks een blog bij op www.ciodashboard.com.