5 tips om ICT-projecten in goede banen te leiden
09-10-2014

 

Je kunt natuurlijk leren van fouten, maar het is beter om een ICT-faal te voorkomen dan te genezen. Vijf tips om ervoor te zorgen dat een project gezond blijft.

Na meer dan twintig jaar IT-projecten geleid te hebben bij grote bedrijven heb ik veel gezien en meegemaakt. Ik heb successen kunnen vieren, maar ben ook voor grote uitdagingen komen te staan. Sommige ervaringen zijn een goede leerschool geweest om te ontdekken wat wel en wat juist niet werkt als je een IT-project begeleid.

Ik ben tegenwoordig Chief Technology Risk Officer bij GE Capital, waar ik deze lessen nog steeds gebruik. Mijn baan vereist dat ik IT-investeringen monitor, waarmee ik ervoor moet zorgen dat IT-projecten op de rails blijven staan zodat ze hun strategische doelen bereiken. Uit m'n ervaringen kan ik onder meer de volgende vijf lessen destilleren die waardevol kunnen zijn voor projectmanagers.

1. Mijlpalen laten zien hoe het vordert

We beheren onze portfolio van IT-investeringen met behulp van een Project Management Office (PMO). Er zijn verschillende PMO's en ik ga hier niet de ene boven de andere aanraden. Maar ik stel voor dat je jouw PMO zodanig gebruikt dat projectmanagers relatief vaak tussenstops vastleggen en regelmatig kijken of deze mijlpalen zijn behaald.

Als je alleen de belangrijke mijlpalen en langetermijndoelen bekijkt, zie je het veel te laat als een project in de problemen raakt. Mijn eigen team plant meerdere projectbenchmarks in en gebruikt herhalende reviews om te zien of de investering erin efficiënt wordt gebruikt en projectdoelen nog altijd haalbaar zijn.

2. Een mislukking kan nog steeds waarde opleveren

Soms is het opeens duidelijk dat een project niet gaat voldoen aan de verwachtingen en de slimste optie is dan om niet verder te investeren. Maar een mislukt project kan nog steeds waarde opleveren. Zo is het bijvoorbeeld verstandig om de eerste fase van een project af te ronden (als het goed is met de doelen die de hoogste prioriteiten hebben gekregen) en de tweede fase te blokkeren om zo een project te verlaten dat geen zin meer heeft.

Op die manier minimaliseer je de verspilling. Het kan zelfs mogelijk zijn om het watertrappelend project te gebruiken door het samen te voegen met een gerelateerd project om dat sneller af te kunnen leveren. Bottom line: Kijk even goed naar de mogelijkheden die er nog zijn, maar wees bereid de boel achter je te laten.

3. Vragen om hulp is geen zwaktebod

Een van de moeilijkste dingen in elke baan (en misschien ook wel in het leven) is het vragen om hulp. Ik heb veel succesvolle projecten gezien die heel anders hadden kunnen aflopen als de manager niet had aangegeven (en ik denk dat het voor velen voelde als "toegegeven") dat het project hulp nodig had.

Hoe vroeger deze gaten aan het licht komen, hoe groter de kans is dat ze op tijd worden aangepakt. Mijn team haalt experts binnen met jarenlange ervaring in IT-projectmanagement om te helpen het project weer op de juiste lijn te krijgen. Het helpt dat er iemand is die voelt alsof hij of zij in hetzelfde schuitje zit en het team is daarom blij met de ervaring en vaardigheden van de expert.

4. Consistentie is de sleutel tot succes

Het zinvolste advies voor projectmanagers is ook het simpelste: consistente resultaten bereik je met een consistente uitvoering. De helft van jullie is nu waarschijnlijk geïrriteerd over dit simplistische advies, maar laat ik het even verduidelijken waarom dit zo belangrijk is. Denk eens aan de beste projectmanagers die je kent. Die zijn altijd aandachtig en druk bezig, nietwaar? Consistente uitvoering is zwaar werk, dat moet je nooit onderschatten. In de meeste gevallen als ik een project in de problemen zie lopen, is dat omdat een kernissue kan worden herleid naar een fundamentele fout. Succes of mislukking is vaak het gevolg van de keus voor het aanpakken van een issue of het effect ervan blokkeren. Projectmanagement is een vaardigheid: train ermee, zorg ervoor en beloon het.

5. IT-governance moet niet conflicteren met snelheid

We kunnen het er vast over eens zijn dat snelheid en agility de belangrijkste onderscheidende factoren in onze markt zijn. Nieuwe aanpakken en technologieën als dev ops en arch ops zorgen ervoor dat we sneller kunnen leveren, maar dat biedt aan de andere kant ook uitdagingen wat betreft de IT-governance, de praktische sturing van de IT-strategie.

Goede governance is van levensbelang en innovatie mag er nooit door vertraagd worden. Als we full-stack implementaties automatiseren, kunnen we nieuwe, geschiktere IT-governance gebruiken. Ik noem dat 'full-stack governance'. Ik ben er overigens nog niet uit hoe je een jurist kunt automatiseren, maar ik sta open voor ideeën.

Conclusie

De technologie zal zich blijven ontwikkelen en daarom zullen IT-projecten van morgen er anders uitzien dan de projecten waar ontwikkelaars vandaag de dag aan werken. We weten natuurlijk niet wat de toekomst ons zal brengen, maar één ding is zeker: staan voor sterke governance is van kritiek belang om zeker te zijn dat het geld dat je in de IT steekt goed wordt besteed.

Deze les heb ik geleerd bij grote bedrijven, maar hij is zeker van toepassing op elke organisatie. Je hoeft heus geen groot bedrijf te hebben om je met IT-governance bezig te houden. Of je nu duizenden euro's in de IT pompt of miljarden, het belang van projectgovernance en risicomanagement is universeel. Hard werk en een consistente, rigoureuze aanpak zorgt ervoor dat je de IT-investeringen kunt beschermen en succes volgt als je ervoor zorgt dat je IT-team klaar is om te innoveren.