10 succesfactoren voor IT-projecten

01-10-2015

Die CIO's dikwijls over het hoofd zien.

Over enkele punten is iedereen het eens: steun van het topmanagement en duidelijke doelstellingen zijn onmisbaar voor het slagen van een IT-project. Maar dat zijn niet de enige succesfactoren.

 

Een project staat of valt ook met goed intern en extern communiceren. Verder is de gehanteerde methodiek vaak bepalend. En een project heeft een goed opgeleide en bekwame projectmanager nodig.

Enige tijd geleden hebben leden van het CIO-forum op LinkedIn een lijst met succesfactoren voor IT-projecten samengesteld. Zustersite CIO.com heeft op basis daarvan een samenvatte lijst met factoren opgesteld van belangrijke succesfactoren, waar niet iedereen direct aan denkt.

1. Een duidelijke definitie van succes

Ondanks dat een project binnen het budget blijft, op tijd af is en aan alle eisen voldoet kan het binnen het bedrijf toch als mislukt worden ervaren. Vooral wanneer het niet de verwachte meerwaarde voor de business oplevert. Daarom is het voor CIO´s essentieel om te weten hoeveel meerwaarde het project oplevert voor het bedrijf.

2. Bereid zijn om impopulaire beslissingen te nemen

Als CIO kun je niet iedereen tevreden stellen wanneer je een IT-project succesvol wil maken. Beslissingen over resources en prioriteiten kunnen lastig zijn,maar ze moeten genomen worden. "Soms is het de beste beslissing om niet de populairste binnen het team te willen zijn" zegt een van de deelnemers van het CIO-forum. Het is een lastige beslissing, maar deze brengt je wel verder.

3. Training en post-live-ondersteuning

De meeste CIO's zijn het er over eens dat het belangrijk is om bij de implementatie van een nieuw systeem een goede gebruikerstraining te geven. Maar zij vinden het veel belangrijker dat er een goede ondersteuning is na het live gaan van het nieuwe systeem. "Naar mijn mening falen de meeste IT-projecten door de slechte training van gebruikers en onvoldoende ondersteuning door het management na het live gaan", schrijft een IT-manager uit Spanje.

4. Duidelijke rolverdeling en verantwoordelijkheden

Soms begrijpen projectmanagers, teamleden, de stuurgroep of sponsoren hun rol binnen het project niet omdat deze nooit uitdrukkelijk gedefinieerd is. De CIO-forumleden adviseren om de rollen duidelijk te omschrijven en dit ook vast te leggen. Zo vermijd je misverstanden binnen het project.

5. Helder verloop

Wanneer het verloop van de projectuitvoering helder is weten de deelnemers precies wat hen te doen staat en wie op welk moment wat heeft bijgedragen. Wie op deze manier werkt bespaart tijd en verbetert de kwaliteit van een project, schrijft een deelneemster aan het forum.

6. Veranderprocessen definiëren

Als eindgebruikers iets aan het project willen veranderen kunnen ze vaak niet inschatten welke impact deze aanpassingen hebben. Vaak zijn deze duurder en tijdrovender dan gedacht. Juist hierom adviseren IT-experts om veranderprocessen gedetailleerd vast te leggen. Wie een verandervoorstel heeft kan deze formeel indienen, waarna de effecten op tijd en kosten onderzocht worden. Wie zo handelt komt niet voor nare verrassingen te staan.

7. Risicomanagement

Hoe groot een project ook is, het thema risicomanagement speelt een rol. Bovendien is het belangrijk om regelmatig te toetsen of je nog aan dit thema voldoet. Een forumdeelnemer vindt risicomanagement enorm belangrijk aangezien projectmanagers aan de ene kant risico´s zien, maar aan de andere kant ook kansen voor verbetering.

8. Passende documentatie

Als je tijdens een project niet ordelijk documenteert riskeer je verwarring en onzekerheid over de richting die het project opgaat. In het ergste geval verspil je veel tijd en geld aan een project dat uiteindelijk niet aan de verwachtingen voldoet.

9. Goede processen voor kwaliteitsbewaking

Wanneer voor een project de tijd begint te dringen wordt er soms bezuinigd op kwaliteitsbewaking, zoals bijvoorbeeld op prestatietests. Wie niet adequaat tests uitvoert komt uiteindelijk te zitten met software, een systeem of processen die niet foutloos functioneren. Een CIO-forumlid adviseert met het oog op kwaliteitsbewaking om al in een vroeg stadium demo's te geven aan eindgebruikers en van hen feedback te vragen. Zo loop je minder risico.

10. Projectorganisatie

In een goede projectorganisatie begrijpen alle betrokkenen precies wat hun taak is. Dan komt het bijvoorbeeld niet voor dat ontwikkelaars en analisten gebruik maken van verschillende processen. Als iedereen in de projectgroep dezelfde processen gebruikt stijgt de kans op succes.

CIO.NL

Index