De kracht van schaduw-IT

16-05-2012

Sinds mensenheugenis omzeilen handige medewerkers hun
IT-afdeling. Die schaduw-IT kon wel eens heel belangrijk
worden voor de IT-afdeling van de toekomst.

Laten we dit artikel eens beginnen met wat onheilspellende
cijfers: volgens Gartner loopt over nog geen drie jaar 35%
van alle zakelijke IT-uitgaven buiten het reguliere IT-budget
om. Werknemers zullen tegen die tijd geregeld zelf diensten
voor bijvoorbeeld samenwerking of analyse uit de cloud af-
nemen, naar behoefte, en met een simpele druk op de knop.
Anderen bouwen simpelweg hun eigen applicaties, met behulp
van kant-en-klare oplossingen en ontwikkelingsplatforms uit
de cloud. In beide gevallen gaat dat geheel buiten de IT-
afdeling om. Om het in de passende woorden van een analist
te zeggen: “Alsof de gekken het sanatorium besturen.”

En dan nu de realiteit: werknemers maken al sinds mensen-
heugenis gebruik van “schaduw-IT”: systemen en programma’s
waar geen officiële goedkeuring voor is gegeven en waar de
IT-afdeling nauwelijks weet van heeft. Je hoeft alleen maar
naar de schier eindeloze hoeveelheid Excel-sheets vol gevoelige
gegevens te kijken die overal op het bedrijfsnetwerk (en de werk-
stations, en de thuis-pc’s) verspreid staan. Om het even in cijfers
uit te drukken: PricewaterhouseCoopers gaf in hun recente
Digital IQ Survey aan dat, bij de bedrijven die zij zelf als ‘top
performers’ aanduiden, de IT-afdeling verantwoordelijk is voor
minder dan 50% van de bedrijfsuitgaven aan technologie.

Volgens John Murray, CIO bij Genworth, een Amerikaanse finan-
ciële dienstverlener, is daar “helemaal niets raars aan, want in
veel gevallen is de persoon die weet wat er gekocht moet
worden helemaal geen IT-persoon. Klassieke schaduw-IT be-
staat gewoon, en als het functioneel is en niet klantgericht, is er
niet per se iets mis mee.”

Wat is dan het probleem met die cijfers van Gartner, of waarom
maken IT-ers daar nu ineens een probleem van?

Je hebt natuurlijk te maken met een stukje controleverlies.
Veel erger is echter de exponentiële groei van het aantal consu-
mententechnologieën, cloud services en zelfbouw-apps.
Het probleem is zowel het volume als de snelheid. Tien jaar ge-
leden liep nog maar 10% van alle uitgaven aan techniek buiten
IT om, meent Dion Hinchcliffe, business en IT strateeg voor Dachis,
een consultant in Austin, Texas. “Tegenwoordig is IT goedkoop,
vaak zelfs gratis. Dat maakt het voor mensen heel simpel om hun
eigen oplossingen te testen en aan te schaffen.”

En dat is precies wat je steeds meer medewerkers ziet doen.
“Mensen worden in zijn algemeenheid steeds handiger met IT,”
zegt Hinchcliffe. “Ze weten wat er mogelijk is. Iedereen heeft
‘Daar is een app voor’ in zijn hoofd zitten.”

In plaats van in de weg te lopen, duiken er steeds meer handige
CIO’s op die dit soort ‘vogelvrije IT’ omarmen en zelfs aanmoedigen.

Zoals bijvoorbeeld Mark Dajani, CIO bij Kraft Foods: “Waarom zou
je een technologie-omgeving creëren die slechts tot gemiddelde
prestaties leidt? Het is een enorme winst als je mensen in staat
kunt stellen te werken zoals ze dat zelf graag willen. Het is ook
een onvermijdelijke ontwikkeling. Zoals ik het zie is het veel ge-
vaarlijker om het niet te doen.”

Hieronder geven we enkele tips over hoe (en waarom) je je IT-
afdeling kunt omvormen van “command-and-control” naar een
samenwerkende instelling.

Accepteer het onvermijdelijke

Bij de financiële instelling van John Murray maakt een van de teams
voor bepaalde services gebruik van een externe applicatie-ontwik-
kelaar. “IT weet ervan, maar houdt zich op afstand,” zegt Murray,
die toegeeft dat IT simpelweg niet snel genoeg kan werken om het
team goed van dienst te kunnen zijn. “Applicaties worden niet door
IT gedaan; releases worden niet door IT verzorgd. In plaats daarvan
werkt de business in een aparte sandbox, met een ander team en
een andere cyclus,” zegt hij.

In plaats van te bekvechten over eigenaarschap en de controle over
bepaalde diensten en toepassingen, concentreert Murrays IT-team
zich op de data die door die applicaties wordt gebruikt, op de vraag
of een toepassing ‘mission-critical’ is, en op de persoon die in de
beste positie verkeert om te bepalen of de applicatie draait zoals hij
moet draaien.

“De wereld verandert, en je moet eerlijk kunnen toegeven dat som-
mige zakelijke klanten soms in een betere positie zijn om een bepaalde
applicatie te beheren dan jij,” zegt hij.

Brian Lillie is CIO bij Equinix, een datacenter-leverancier met vestigingen
in dertien landen. Volgens hem moeten leidinggevenden in de IT niet
proberen alles maar onder controle te houden, maar moet leiderschap
in de IT gericht zijn op het managen van risico’s en het leren herkennen
van de momenten dat werknemers waarde toevoegen met hun zelfver-
kozen tools en services.

De marketing groep van Equinix gebruikte de Amazon cloud om iets te
bouwen wat Lillie alleen maar kan beschrijven als een “heel gelikte
sales tool” die overal ter wereld netwerkvertragingen meet, afhankelijk
van waar je je IT hebt ondergebracht.

“Dat is helemaal buiten mijn team om gegaan, maar toch mag ik er
graag over opscheppen. Het is een heel belangrijke tool voor ons,”
zegt Lillie. IT is op dit moment aan het onderzoeken hoe de tool het
beste in de overige systemen van het bedrijf kan worden ingepast.

“In plaats van de boel aan alle kanten te blokkeren, hebben we
gezegd: ‘Laten we dit mogelijk maken’. Dat heeft zeker wat flexibiliteit
gevergd van onze afdeling, maar mensen zijn creatief en willen graag
innoveren, en soms kunnen de echte doorbraken ook uit andere richting-
en komen.”

ComputerWorld   Julia King

Index