Mobiel werken is kansloos zonder steun MT

23-01-2017

Een andere vorm van werken vraagt om een andere bedrijfscultuur. Daarin moeten managers het voortouw nemen en dat gebeurt nog te weinig.

Toen het Nieuwe Werken een jaar of tien geleden in de mode kwam, is er een tijdlang veel over gezegd en geschreven. Inmiddels is het wat stiller geworden. Een aantal hippe bedrijven heeft een 'workplace transformation' doorgevoerd, maar er zijn ook nog genoeg organisaties waar maar weinig lijkt te veranderen. Kan HR een CIO helpen dit proces te versoepelen?

Leveranciers van IT-producten gaan gewoonlijk in gesprek met CIO's. Maar als het gaat over mobility, kom je toch al snel op het terrein van HR terecht. Sterker: bij veel organisaties draagt HR naar eigen zeggen de hoofdverantwoordelijkheid voor mobiliteitsbeleid. Om eens te peilen hoe het er nu voorstaat met mobiliteit en de veranderende werkplek in Nederland, heeft Citrix onlangs een onderzoek gehouden onder HR verantwoordelijken.
Daaruit bleek dat HR het belang van een goede, flexibele en betrouwbare IT-oplossing volledig onderschrijft - maar dat is zeker niet het enige. "Bits, bricks and behaviour", noemde een van de HR-vertegenwoordigers de bouwstenen van workplace transformation: technische oplossingen die het mogelijk maken altijd, overal en op ieder device te werken; een aantrekkelijke inspirerende werkomgeving; en een cultuur die je met elkaar opbouwt om van beide optimaal gebruik te maken.

Het is natuurlijk mooi dat de oplossingen die wij leveren worden gezien als een van de essentiële voorwaarden voor succesvolle werkplek transformatie, maar aan de kantoorinrichting kunnen wij vanuit IT natuurlijk niet zo veel veranderen. Ik kijk bijvoorbeeld met bewondering naar hoe Vodafone zijn Amsterdamse hoofdkantoor heeft ingericht: ik kan me direct voorstellen dat iedereen daar met plezier naar zijn werk gaat - maar vanuit ons IT-perspectief maakt het natuurlijk niet zo veel uit hoe een kantoor eruit ziet.
Wat wél voor ons van belang is, is de invloed van cultuur. De HR-mensen (CHRO's) die ik gesproken heb, benadrukten zonder uitzondering dat mobiliteit en workplace transformation alleen kans van slagen hebben als het ondersteund wordt door het management. Een bedrijfscultuur verander je niet zomaar. Je kunt een prachtige IT-infrastructuur optuigen en je kantoor inrichten als een subtropisch paradijs, maar het heeft allemaal weinig zin als het management er zelf weinig brood in ziet en eigenlijk het liefste wil dat iedereen elke dag van negen tot vijf achter zijn eigen scherm zit.

De echte voordelen van mobiliteit en flexibel werken komen pas tot zijn recht als werknemers zich gestimuleerd voelen er gebruik van te maken. Dat begint bij leidinggevenden die zelf het goede voorbeeld geven, die belangstelling hebben voor de voordelen die het te bieden heeft, en die open staan voor het idee dat de werkvloer van vroeger niet het beste boven haalt in de organisatie.

Dat is niet vanzelfsprekend. Managers zijn zelden de jongste medewerkers; ze zijn opgekomen en groot geworden in een systeem dat vaak weinig moest hebben van medewerkers met een mening. Uit eigen ervaring weten we dat het voor IT-afdelingen een hele uitdaging kan zijn het management te overtuigen van nut en noodzaak van mobility. HR kampt met dezelfde uitdaging.
Tegelijkertijd liggen hier aanknopingspunten waar CIO's versterking kunnen vinden. Er zijn cases beschikbaar waarmee HR kan aantonen dat, dankzij mobility, de productiviteit significant stijgt, dat het ziekteverzuim merkbaar daalt, dat het een aantrekkende werking heeft op talent et cetera. Op onze beurt kunnen wij vanuit IT aantonen dat het mogelijk is om op een veilige manier op ieder device en elke locatie te werken. We kunnen het management laten zien dat het voor ons werkelijk niet uitmaakt of werknemers thuis aan de keukentafel op hun eigen tablet aan het werk zijn, of op kantoor in een vergaderzaal, of zelfs onderweg bij een klant.

Bedrijfscultuur wordt in hoge mate bepaald door het management. Als managers geen been zien in mobility, terwijl de potentiële winst ervan is aangetoond en de praktisch bezwaren zijn weggenomen, is het project bij voorbaat kansloos. CIO's doen er goed aan de samenwerking te zoeken met HR. Als zij gezamenlijk het management ervan kunnen overtuigen dat niet alleen zij zelf, maar ook hun medewerkers en hun organisatie als geheel gezonder en effectiever functioneren, is succes van mobiel werken zo goed als verzekerd.

CIO.NL  Peter van Leest

Index