Voorkom dat je IT'ers het schip verlaten

04-07-2013

Hoe zorg je voor goed IT-personeel? We kijken naar verschillende manieren om ervoor te zorgen dat werknemers meerwaarde ontdekken bij jouw bedrijf, kennis opdoen, de cultuur leren kennen en over het algemeen meer geneigd zijn om op hun plek te blijven zitten.

Een regulier inwerkprogramma, waarbij nieuw personeel door HR uitgelegd krijgt waar iedereen zit en hoe de organisatie werkt, voldoet niet om personeel vast te houden. Een geavanceerd programma, in managementtermen bekend als onboarding, zorgt voor tevreden werknemers en stuwt meteen de productiviteit omhoog.

Talent aantrekken en behouden

CTO bij kabelaar Cox Communications legt elk kwartaal aan een groep nieuw personeel uit welke rollen er binnen de IT-afdeling zijn en wat mogelijke carrièrepaden daarbinnen zijn. Het bedrijf is vorig jaar met zulke introducties gekomen om werknemers een beter beeld te geven van de organisatie en welke rol ze daarin spelen.

Volgens Hart heeft het programma in zijn eerste jaar naar schatting zo’n 15 procent hogere productiviteit opgeleverd, omdat IT’ers de organisatiestructuur beter begrijpen en weten waar ze moeten zijn om te bereiken wat nodig is. Het verloop in de organisatie is lager dan bij andere bedrijven in de sector en de CTO zegt dat te danken te hebben aan het introductieprogramma. “Alle kleine beetjes helpen”, vertelt Hart.

Al die kleine beetjes zijn cruciaal in de telecom- en kabelsector, die momenteel woelige tijden doormaakt omdat er zoveel radicaal aan het veranderen is. “Juist in deze tijd is het belangrijk om talent aan te trekken en te behouden om ons door deze stormachtige technische revolutie te loodsen”, aldus de CTO die ook CIO en onderdirecteur bij het kabelbedrijf is. “Dit betekent dat we nieuwe soorten functies moeten ontwikkelen en meer moeten investeren om mensen daarvoor aan te trekken.”

Verloop van personeel is dure grap

Een hoop grote bedrijven – en steeds meer MKB’s – bevinden zich in hetzelfde schuitje. Technologie is steeds vaker het middelpunt van bedrijfsstrategie en bedrijven als Cox worstelen met het vinden van nieuw talent dat de vaardigheden bezit die nodig zijn, van kennis over cloudcomponenten tot vaardigheden op het gebied van mobility. Daarnaast moeten ze harder werken om dit soort mensen met de juiste kwalificaties vast te houden omdat de banenmarkt zo competitief is.

Vertrekkend personeel

Verloop van personeel – vooral als het kritieke posities zijn met een hoog salaris – kan behoorlijk duur uitvallen. Volgens de Amerikaanse denktank Center for American Progress geven bedrijven ongeveer eenvijfde van zo'n jaarsalaris uit om deze werknemer te vervangen.

 

Hier komt een goed inwerkprogramma, tegenwoordig vaak onboarding genoemd, bij kijken. Als dat precies de juiste toon raakt, wordt nieuw personeel sneller productief en zijn ze beter betrokken bij de bedrijfscultuur en de strategie. “Onboarding geeft werknemers een cruciale eerste indruk”, vertelt Rachel Russel, die Research aanstuurt bij TEKsystems, een IT-wervingsbedrijf en dienstverlener. “Zo’n programma geeft mensen een beeld van het bedrijf en wekt meteen vertrouwen bij de werknemer. Of juist niet.”

“De verwachtingen van zowel de werknemer als werkgever worden meteen duidelijk”, zegt Russel. “Personeel krijgt greep op de zaak omdat duidelijk wordt welke resources beschikbaar zijn en welke contacten werknemers moeten leggen. Daarbij wordt ook duidelijk dát ze de middelen tot hun beschikking hebben om hun werk goed uit te voeren.”

Weinig effectieve onboarding

Volgens een onderzoek van het IT-wervingbedrijf onder 2100 IT’ers en 1500 IT-managers, zien beide partijen grote voordelen in een onboarding-programma. Van de managers vindt 62 procent zo’n training van groot belang om ervoor te zorgen dat een nieuwe werknemer productief wordt en 46 procent denkt dat het een goed programma is om te zien of een werknemer op lange termijn succesvol kan zijn binnen een bedrijf.

De IT’ers waren eveneens enthousiast: 49 procent daarvan is van mening dat onboarding ‘zeer belangrijk’ is voor hun productiviteitsverhoging en 44 procent denkt dat het van essentieel belang is om zich op lange termijn binnen het bedrijf te kunnen ontwikkelen.

Ondanks het brede draagvlak voor onboarding, hebben de meeste bedrijven nog geen manier gevonden om een dergelijk programma effectief in te zetten. Hetzelfde onderzoek van TEKsystems wijst uit dat slechts 12 procent van de managers en 13 procent van de IT’ers hun eigen programma als zeer effectief beoordelen.

Waar komt deze discrepantie vandaan? Volgens Russel van TEKsystems richten veel van deze initiatieven zich op personeelsbeleid en administratieve rompslomp in plaats van het geven van informatie die werknemers nodig hebben om hun taken goed uit te voeren. “Het moet meer zijn dan ‘hier zijn de WC’s’ en ‘dit is ons thuiswerkprogramma’”, aldus Russel. “Je moet achtergrond geven over het bedrijf en die informatie toespitsen op specifieke rollen en workflows. Het is de bedoeling dat werknemers met dit soort gegevens direct de juiste interne relaties kunnen leggen.”

Inwerken op hoog niveau

Personeelszaken moet goed worden betrokken bij het onboarding-proces, maar het is niet de bedoeling dat dit proces vervolgens wordt uitbesteed aan P&O. “Als onboarding wordt gezien als een administratieve zaak, dan wordt het nooit effectief ingezet”, zegt Robert Krestakos, CIO van Steelcase, dat diensten en producten levert voor kantoor.

Steelcase gebruikt bijvoorbeeld ook een stageprogramma voor IT’ers die op bestuursniveau wordt aangestuurd, waardoor IT’ers worden blootgesteld aan de bedrijfsstrategie, bestuursleden en alle aspecten van het bedrijf. De stagiairs krijgen ook echte taken te verrichten, in plaats van opdrachten die weinig invloed hebben op het proces. Het bedrijf heeft zo elk jaar zo’n tien tot vijftien stagiairs in dienst waarvan er twee á drie jaarlijks in vaste dienst worden genomen.

Een andere methode van de onboarding-strategie van Steelcase is om bepaalde werknemers naar een andere locatie te sturen, soms zelfs in het buitenland, om ze een beter beeld te geven van het bedrijf. Afhankelijk van hun rol en met welke mensen ze zullen samenwerken, worden werknemers voor twee weken op pad gestuurd of krijgen ze zelfs een opdracht van een half jaar bij een buitenlocatie.

“Dit is een effectieve manier om mensen sneller de kneepjes van het vak te leren”, legt CIO Krestakos uit. “Daarbij zien als bonus werknemers het bedrijf als een positieve werkomgeving vanwege die uitwisseling. Ze krijgen een beeld van onze structuur en de processen die we uitvoeren, en het helpt ze belangrijke contacten binnen de organisatie te leggen.”

Verschillende functies

Een andere manier om werknemers beter bij het bedrijf te betrekken is door functies te roteren om ze meer ervaring te laten opdoen. Jeffrey Mayhew, HR-manager bij International Paper, voert zo’n programma uit waarbij mensen vanuit de universiteit of hoge school worden ingevoerd in de IT-afdeling. De pas afgestudeerden krijgen een baan van drie jaar, waarbij ze via twee of drie functies een goed beeld krijgen van informatiebeheer, procesbeheer en bedrijfsstrategieën.

“Het idee daarbij is om ze bloot te stellen aan een brede basis van IT-functies, om te zien hoe ze samenwerken en ze zo klaar te stomen om in de toekomst de leiding te kunnen nemen”, zegt Mayhew. Het bedrijf ziet erop toe dat de nieuwe werknemers (meestal tien of twintig tegelijk) binding krijgen met elkaar door sociale activiteiten te ontplooien waarbij geleerd wordt hoe ze in groepsverband werken.

IT-manager Hunter Jones doorliep het programma bij het bedrijf net toen hij van school kwam in 2005 en is sindsdien werkzaam bij International Paper. Na een periode werkzaam te zijn geweest bij IT-operaties, een zakelijke groep binnen de afdeling, en bij applicatieontwikkeling, nam Jones een baan als informatiemanager bij het bedrijf. De flexibiliteit van het programma zorgde ervoor dat hij erachter kwam welke rol bij hem paste, vertelt Jones.

Sociale cohesie bouwen

Hij denkt dat groepsvorming en opgebouwde vriendschappen een cruciale rol spelen in de tevredenheid van werknemers en een programma als deze zorgt voor deze aspecten. “Het opbouwen van een kleine gemeenschap is van levensbelang om mensen vast te houden”, zegt Jones. “Mensen zullen veel sneller bij een bedrijf blijven waar mensen werken die om ze geven en die geïnteresseerd zijn in hun ontwikkeling.”

Onboarding is dé manier om werknemerstevredenheid te vergroten, zegt Manjit Singh, directeur van zakelijke applicaties bij IT-dienstverlener Hexaware. Hij werkt inmiddels drie jaar bij het bedrijf die zo’n programma heeft waar mensen twee weken naar India worden gestuurd om samen te werken met de IT-afdeling die de dagelijkse zaken afhandelt. Het idee van dit uitwisselingsprogramma is om werknemers in de VS een idee te geven van Hexaware’s back-end, zodat ze pijnpunten en wensen van klanten beter begrijpen sneller kunnen inspringen, aldus Singh.

Daarnaast zorgt de tijd in het buitenland ervoor dat werknemers een persoonlijke band opbouwen met elkaar, wat weer voor een hogere productiviteit zorgt. “Het is lastig als je 10.000 werknemers hebt om telefonisch contact te zoeken met de juiste mensen die je kunnen helpen met een project”, legt Singh uit. “Door ze daadwerkelijk te ontmoeten, is de drempel een stuk lager om iemand die je kent op te bellen. Hierdoor kun je sneller verder, in plaats van dat je verdwaald raakt in de grote bureaucratie van een bedrijf.”

Bedrijfsbuddies

Een ander aspect van Hexaware’s programma is dat het werkt met een buddy-systeem, waarbij mensen een partner krijgen toegewezen die al langer in de organisatie werkzaam is met een vergelijkbare functie. Het is diens rol om de nieuwe werknemer zich thuis te laten voelen - of dat nu betekent dat ze bij de juiste persoon binnen de organisatie terechtkomen met hun vraag of dat ze weten wat de beste school in de buurt is voor hun kinderen.

Dit programma heeft een band geschapen tussen Singh en Hexaware, wat hij niet had bij zijn vorige werkgever die geen onboarding-programma had. “Daar werden we in het diepe gegooid zonder ondersteuning, zodat je nooit echt het gevoel kreeg bij een gemeenschap te horen”, vertelt Singh die daar net geen jaar werkte. “Als iemand zich niet op z’n gemak voelt, zal hij niet zo lang blijven. Onboarding zorgt voor een verbindtenis.”

Checklist voor onboarding bij IT

Denk je aan een gevorderd inwerkprogramma om je nieuwe werknemers tevreden en productief te houden? Ervaringsdeskundigen noemden deze zaken om bijvoorbeeld toe te passen binnen jouw bedrijf:

ComputerWprld   Beth Stackpole

Index