IT-managers: vraag niet om een mening als je niet wilt luisteren

18-05-2016

Vermijd deze valkuilen in je besluitvorming.

De meesten van ons willen maar al te graag betrokken worden bij grote beslissingen die effect hebben op ons werk, onze doelen, producten en teams. We willen niet zozeer die beslissingen maken, maar graag geven we onze mening.

Managers van technisch personeel hebben de volgende voordelen in het consulteren van hun team:

  1. Je krijgt verschillende, goed onderbouwde inzichten. De meeste technische medewerkers zijn erg slim, creatief en oplettend. Ze hebben zelden geen mening. En je kan zelfs van hun wijsheid en inzichten profiteren als je niettemin een andere weg inslaat dan degene die zij voorstaan. Hun ideeën kunnen vooral interessant zijn in het geval jouw beslissingen een technische insteek in zich hebben en/of strakke beperkingen op het budget of schema inhouden.
  2. Je mensen zullen zich meer gerespecteerd en gewaardeerd voelen. Mensen die zich gerespecteerd voelen raken meer betrokken bij hun werk en meer gedreven in het ondersteunen van jou en je organisatie.
  3. Mensen zijn eerder geneigd een grote beslissing te steunen als ze het idee hebben dat hun invalshoek gehoord en overwogen is, zelfs als de beslissing het tegenovergestelde is van hetgeen zij vinden. Het laatste wat je nodig hebt is dat jouw groep je beslissingen gaat ondermijnen. Ze kunnen vertragend werken in de uitvoering ervan, zich wenden tot hogere leidinggevenden of zelfs een muiterij ontketenen.

Je begrijpt, ik ben een groot voorstander van het betrekken van mensen bij besluitvorming. Maar er is één grote uitzondering: vraag mensen niet om hun mening als je die niet echt wilt horen.

Als je niet bereid bent zonder voorbehoud de input van mensen aan te horen, is het vragen naar die input juist gevaarlijk. Al de voordelen die ik eerder noemden veranderen direct in nadelen.

  1. Je profiteert niet van andere perspectieven. Je beslissingen kunnen kortzichtig zijn, slecht onderbouwd of onmogelijk uit te voeren.
  2. Je mensen voelen zich niet gerespecteerd en maar wel gemanipuleerd. Vaak als er grote beslissingen moeten worden genomen willen mensen veel moeite doen in het geven van bruikbare feedback. Soms gaan er weken of maanden aan voorbereiding vooraf aan het geven van weldoordachte opties en ideeën. Als het dan duidelijk wordt dat hun input nooit serieus zou worden genomen, voelt dat als verspilde tijd en een onderwaardering van hun mening.
  3. Mensen verzetten zich vaker tegen een beslissing waarvan ze vinden dat die niet goed is als hun input zomaar terzijde is geschoven. Ze reageren daarop met passieve agressie.

Dus hoe vermijd je nu het vragen naar opinies die je eigenlijk niet wilt weten?

Ten eerste, stel je eens voor dat de persoon die je het vraagt komt met iets totaal tegenover gesteld dan jouw opinie. Ga je dan verduidelijkingsvragen stellen om dat nieuwe perspectief beter te kunnen begrijpen? Als je dat kan, ga dan je gang en vraag het; je bent waarschijnlijk duidelijk in je idee hoe hiermee om te gaan. Maar als je instinct je wilt aanzetten tot het overtuigen van de ander van je eigen gelijk, dan wil je het eigenlijk niet weten en moet je er ook niet naar vragen. Het is beledigend om mensen om hun mening te vragen om vervolgens alleen maar te zeggen dat ze ongelijk hebben.

Ten tweede, wees eerlijk tegenover anderen in hetgeen je vraagt, input of ondersteuning. Er is niets mis met het consulteren van mensen terwijl je zelf een sterke overtuiging hebt. Wees er alleen zeker van dat ze de context van je vragen begrijpen. Begin met ze te vertellen dat je denkt dat je weet wat je wilt doen, maar graag feedback wilt op je ideeën of om alternatieven te overwegen voordat je verder gaat.

En als ze je tegenspreken, bekritiseer dan niet hun ideeën maar deel daarentegen je dilemma. Het klinkt beter als je zegt "Als ik doe wat jij nu zegt, hoe ga ik dan om met die andere factoren?" dan "Dat zal niet werken!"

Dus als je niet open staat voor andere meningen, vraag er dan niet naar. Je medewerkers vinden het wellicht niet leuk dat ze niet worden geconsulteerd in het besluitvormingsproces, maar ze zullen het zonder meer erger vinden als ze voelen dat je naar hun mening heb gevraagd zonder die maar ook één serieuze kans te geven.

CIO.NL  Paul Groen

Index